Introdução:
O objetivo desta norma é padronizar e uniformizar os processos de representação da informação dos documentos produzidos na UFCA. Ao adotar parâmetros de padronização a instituição organiza de forma racional seus documentos, otimizando assim, os processos de indexação e recuperação das informações produzidas. Com isso, o processo de organização e recuperação das informações se tornará mais rápido e eficiente. As normas abaixo devem ser adotadas na inclusão de arquivos no novo repositório de documentos da UFCA, pela plataforma documentos com login e senha de cada setor.
Definições:
AUTOR: Designação genérica para quem cria ou elabora um documento.
DESCRIÇÃO: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
ESPÉCIE DOCUMENTAL: Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, memorando, ofício, manual, planta, relatório e etc.
TÍTULO: Elemento de descrição que nomeia a unidade descrita – o documento. Seu objetivo é indicar o assunto ou simplesmente identificar, individualizar o documento.
Sobre o título, recomenda-se que:
- Registre, preferencialmente, o título original do documento; • Títulos originalmente extensos podem ser abreviados, caso isto os torne mais concisos;
- Títulos originalmente imprecisos devem ser complementados, para que se alcance maior precisão.
Modelo de representação:
Nesse contexto recomendamos que os documentos enviados atendam ao seguinte padrão:
Campo 1: AUTORIA – Espécie documental (Ofício, memorando, portaria, ata, edital, manual, informe…) – Título do documento – Data do documento.
Campo 2: Descrição/conteúdo (Resumo do documento e suas principais características, anexos, apêndices e finalidade).
Obs 1.: A autoria deve ser colocada em caixa alta (ex. SEDOP/UFCA), título e data em caixa baixa, separados por traço simples (-), e data no modelo dd.mm.aa (Separada por pontos).
Obs 2.: A indicação de versão deve ser obrigatória para documentos com mais de uma versão e opcional para documentos que não apresentem mais de uma versão.
Obs 3.: Não é necessário colocar espécie documental quando a espécie já estiver no título.
Ex. ver: 3.1.1 Ata – Ata da primeira reunião ordinária do Colegiado do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Cariri…
Obs 4.: O campo de descrição não é de preenchimento obrigatório, podendo ser utilizado somente quando necessário para fornecer informações mais detalhadas para o público.
omente quando necessário para fornecer informações mais detalhadas para o público.
Exemplos de representação para documentos:
- Ata
No campo título do documento:
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA/UFCA – Ata Nº 01/18 – Reunião ordinária do Colegiado – 22.02.18
No campo de descrição:
A referida ata traz quatro pontos de pauta a saber: Pauta n° 01 – Concurso para professor substituto. Pauta n° 02 – Transferência da Coordenação de Estágios. Pauta nº 03 – Aproveitamento dos estágios PET e LACIM como Estágio Supervisionado. Pauta nº 04 – Indicação de suplente para reuniões do conselho de unidade acadêmica. Pauta Nº 05 – Concurso para professor efetivo.
- Memorando
No campo título do documento:
PROEN/PI/UFCA – Memorando Nº 001/17 – Processo de Recredenciamento da Instituição – 19.06.17
No campo de descrição:
Solicitação para instituição protocolar o pedido de recredenciamento ao final de cada ciclo avaliativo do SINAES.
- Ofício
No campo título do documento:
SEDOP/UFCA – Ofício N° 002 019/2019 – Solicitações de Notebooks para DTI – 21.05.19
No campo descrição:
Solicitações de Notebooks para execução de levantamento documental.
- Norma
No campo título do documento:
SEDOP/UFCA – Norma para representação de documentos – 23.05.19
No campo descrição:
O documento em tela estabelece os procedimentos básicos para representação de documentos físicos e digitais no âmbito da UFCA.
- Resolução
No campo título do documento:
CONSUP/UFCA – Resolução Nº 11 – 26.06.17
No campo descrição:
Apresentação sobre a estrutura organizacional da Administração Superior da Universidade Federal do Cariri.
- Guia ou Manual
No campo título do documento:
DCOM/UFCA – Guia de reprodução da marca – 10.04.17
No campo descrição:
Apresenta as regras básicas apresentadas para a criação de peças e materiais sem que se perca a unidade da identidade visual da UFCA.
- Declaração
No campo título do documento:
PROGEP/UFCA – Declaração de orientação – 12.02.19
No campo descrição:
Declaração de orientação do programa de aprendizagem prática PAP
Alexandre Pereira de Souza
Secretário da Secretaria de Documentação e Protocolo – SEDOP/UFCA
SI A P E 2894019