A gestão de processos desempenha um papel fundamental na busca pela eficiência, qualidade e excelência nas organizações. Na Universidade Federal do Cariri (UFCA), não é diferente. Através de um rigoroso programa de gestão de processos, a UFCA está comprometida em aprimorar suas operações e alcançar seus objetivos estratégicos.
Apresentaremos as etapas-chave da gestão de processos da UFCA, destacando como cada uma contribui para o sucesso da instituição.
Etapa 1 – Identificação e Alinhamento do Processo: Nesta etapa inicial, realizamos o levantamento e a validação de processos de todos os 32 setores que compõem a UFCA. Através de um questionário desenvolvido na ferramenta LimeSurvey, coletamos informações essenciais para integrar os processos com a gestão estratégica, de pessoas, sustentável e orçamentária. Essa etapa é crucial para compreender a realidade atual dos processos na universidade.
Etapa 2 – Mapeamento do Processo: Com base nas informações obtidas na etapa anterior, avançamos para o mapeamento dos processos. Utilizamos uma planilha SIPOC/5W1H, desenvolvida pela Proplan e DTI, para registrar os detalhes e características de cada processo. Essa planilha permite extrair dados no formato XPDL, que serão lidos pela ferramenta Bizagi, utilizada para modelar os processos na UFCA. O objetivo é obter uma visão clara e completa dos processos em vigor.
Etapa 3 – Análise e Validação do Mapeamento: Uma vez preenchida a planilha SIPOC/5W1H e modelados os processos na ferramenta Bizagi, passamos para a etapa de análise e validação. A CGPP e os setores responsáveis pelos processos revisam e verificam a correta descrição e o alinhamento dos fluxos. Também é realizada uma avaliação dos riscos associados a cada processo, em parceria com a CTGR. Essa etapa garante a consistência e a confiabilidade dos processos identificados.
Etapa 4 – Gerenciamento de Riscos: Na quarta etapa, a CTGR entra em ação para gerenciar os riscos dos processos. São identificados eventos de riscos, suas causas e consequências, e elabora-se um plano de controle para mitigá-los. O monitoramento e a análise crítica dos riscos são fundamentais para garantir a segurança e a efetividade dos processos na UFCA.
Etapa 5 – Coleta de Indicadores e Métricas: Prosseguindo para a quinta etapa, focamos na coleta de indicadores e métricas dos processos-chave da UFCA. Com base nas informações obtidas nas etapas anteriores, definimos quais processos são considerados estratégicos para a instituição. A coleta de indicadores e métricas dos processos-chave da UFCA é essencial para acompanhar o desempenho e a eficácia desses processos. Essas informações nos ajudam a identificar pontos fortes, oportunidades de melhoria e a tomar decisões embasadas em dados. Com base nesses indicadores, a UFCA pode ajustar suas estratégias e prioridades, visando a excelência operacional.
Etapa 6 – Melhoria dos Processos: Chegamos à sexta e última etapa da gestão de processos na UFCA: a melhoria dos processos-chave. Nessa etapa, utilizamos a versão TO-BE da planilha SIPOC/5W1H e realizamos uma nova modelagem dos processos na ferramenta Bizagi. Esse processo de melhoria visa aprimorar a eficiência, a qualidade e a eficácia dos processos, alinhando-os às melhores práticas e às necessidades da UFCA.
Conclusão: A gestão de processos na UFCA é um processo contínuo e integrado, voltado para o aprimoramento constante das operações da instituição. Ao seguir as etapas apresentadas, a UFCA busca a excelência operacional, a eficiência e a satisfação de seus colaboradores e stakeholders. Através da identificação, mapeamento, análise, gestão de riscos, coleta de indicadores e melhoria dos processos, a UFCA está comprometida em oferecer uma educação de qualidade e alcançar seus objetivos estratégicos.