Etapas


O mapeamento de processos é o desenho detalhado de cada etapa que acontece no processo. Abaixo alguns benefícios do mapeamento de processos:

  • Documentar claramente um processo existente;
  • Usar como uma ajuda em capacitações;
  • Entender como um processo será desempenhado sob variações ou em resposta a uma mudança antecipada;
  • Servir como uma base para análise ao identificar oportunidades de melhoria;
  • Permitir desenhar (projetar) um novo processo ou uma nova abordagem para um processo existente;
  • Prover uma base para comunicação e discussão (BPM CBOK, 2009).

O mapeamento de processos realizado pela CGPP segue 8 etapas:

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A etapa 1, consiste na capacitação, em que a CGPP oferece uma capacitação para os setores demandantes, explicando as etapas, ferramentas e método do mapeamento e modelagem dos processos.

Já a etapa 2, Planilha SIPOC + 5W1H, constitui-se de uma planilha que inicia o processo de identificação e mapeamento dos processos é a junção de duas ferramentas SIPOC (Supplier, Input, Process, Output and Customer ) que auxilia a identificar os fornecedores, entradas, saídas e clientes do processo e o 5W1H  – 5 What, When, Who, Why, Where and 1 How (5 O que, Quando, Quem, Por quê, Onde e 1 Como) que auxilia a detalhar as atividades do processo.

Baixe a planilha SIPOC +  5W1H

A etapa 3, por sua vez, trata da modelagem dos processos, que conta com as informações da planilha para que os fluxogramas sejam modelados no software Bizagi, de acordo com a notação BPM Mais detalhes na aba Software Bizagi

A Validação dos processos, representa a etapa 4 em que os processos modelados são enviados para o setor demandante para validação e aprovação do fluxograma.

Na etapa 5, é realizada a priorização dos processos com o preenchimento de uma planilha em que o dono do processo analisa o grau de importância dos seus processos para os objetivos estratégicos da UFCA.

A etapa 6, consiste na inserção do Procedimento Operacional Padrão (POP), que após a priorização dos processos, os POPs são elaborados para auxiliar no desenvolvimento das atividades e na padronização dos processos priorizados.

Já próxima do fim do mapeamento, na etapa 7, é entregue um Termo de Aprovação e Validação dos processos, cujo, formaliza a aprovação e validação dos processos e documentos do mapeamento e modelagem do processo realizado no setor demandante, assim como apresenta as responsabilidades da CGPP e dos donos do processo.

A última etapa, 8, constitui-se da elaboração de um documento realizado pela CGPP, que consta todos os processos do setor demandante, ferramentas e método utilizado para a construção do mapeamento e modelagem dos processos, entre outras informações do setor demandante. Caso queira solicitar o manual de algum setor, pedimos que solicitem diretamente a ele.